Obieg dokumentów
Ścieżka akceptacji faktury kosztowej i wniosku, z widocznym miejscem zatrzymania
Co ten obszar zmienia w pracy
Opis dotyczy pracy działu po uruchomieniu systemu, nie listy funkcji z ulotki producenta.
Obieg dokumentów prowadzi fakturę kosztową, wniosek urlopowy albo umowę przez kolejne osoby akceptujące. Każdy dokument ma widoczny stan: u kogo leży, od kiedy i co blokuje decyzję.
Wdrożenie tego obszaru zaczyna się od spisania ścieżki, która obowiązuje dziś, także jeśli nikt jej nigdy nie zapisał. Przeniesienie do systemu obiegu, którego nikt nie rozumie, nie usprawnia niczego.
Kiedy ten obszar rozwiązuje problem
Sytuacje zebrane z rozmów w firmach, które zgłaszały się po wdrożenie tego obszaru.
- Faktura kosztowa krąży w formie papierowej i ginie między biurkami.
- Nie wiadomo, kto ma zaakceptować wydatek, dopóki ktoś nie zapyta prezesa.
- Termin płatności mija, zanim dokument dotrze do księgowości.
- Wnioski urlopowe podpisuje się na papierze, a potem przepisuje do ewidencji.
Zakres obszaru
Pozycje ustalane w analizie. Niektóre wymagają dodatkowej licencji producenta, co widać w wycenie.
- Rejestracja dokumentu wraz ze skanem albo plikiem z poczty
- Ścieżki akceptacji z zastępstwami i terminami
- Powiadomienia dla osoby, na której zatrzymał się dokument
- Opis dokumentu kosztowego: konto, projekt, dział
- Archiwum z wyszukiwaniem po kontrahencie, kwocie i dacie
- Wnioski pracownicze prowadzone tą samą ścieżką
Zakres ustalamy z tej listy po rozmowie o tym, co dziś zajmuje najwięcej czasu. Prosimy o kontakt, odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.
Wymiana danych
Połączenia uruchamiane w miarę potrzeby; część wymaga dodatkowego modułu po stronie producenta.
- Skrzynka pocztowa, z której dokumenty trafiają do rejestru
- Krajowy System e-Faktur po stronie zakupu
- Księgowość: zatwierdzony dokument wchodzi do dekretacji bez ponownego wpisywania
Pytania, które padają najczęściej
Odpowiedzi z rozmów wstępnych. Jeżeli Państwa pytania tu nie ma, prosimy zadać je wprost.
Czy trzeba zmieniać obecne zasady akceptacji?
Nie. Zaczynamy od przeniesienia zasad, które obowiązują dziś. Zmiany proponujemy dopiero wtedy, gdy z danych widać, gdzie dokumenty stoją najdłużej.
Co jeśli osoba akceptująca jest na urlopie?
Ścieżka ma zdefiniowane zastępstwo i termin. Po jego przekroczeniu dokument idzie do osoby wskazanej jako zastępca, a historia pokazuje, kto ostatecznie zatwierdził.
Ten obszar w branżach
Ten sam moduł ustawia się inaczej zależnie od tego, jaki dokument jest w firmie punktem wyjścia.