Faktury w KSeF: co ustawić po stronie systemu
Wysyłka i odbiór faktur przez Krajowy System e-Faktur wymaga kilku ustawień w systemie i jednej decyzji organizacyjnej: kto odpowiada za uprawnienia.
Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur po stronie enova365 sprowadza się do trzech obszarów: uprawnień, wysyłki i odbioru. Techniczna część jest prostsza niż organizacyjna.
Uprawnienia
Firma musi wskazać, kto w jej imieniu wysyła i pobiera faktury. Uprawnienia nadaje się poza systemem, a w konfiguracji wskazuje dane uwierzytelniające. To pierwsza rzecz, o którą prosimy przy wdrożeniu tego elementu, bo bez niej reszta ustawień nie ma zastosowania.
Wysyłka
Faktura wystawiona w module handlowym trafia do systemu po zatwierdzeniu. Warto ustalić, czy wysyłka ma być automatyczna, czy po ręcznym potwierdzeniu — w firmach, w których faktura bywa korygowana zaraz po wystawieniu, drugie rozwiązanie oszczędza korekt.
Odbiór
Faktury zakupowe pobierane z systemu trafiają do rejestru i dalej w obieg akceptacji. Tu zmienia się praca działu: dokument nie przychodzi już pocztą, więc ktoś musi regularnie sprawdzać, co czeka na opis.
Czego pilnujemy przy wdrożeniu
Zgodności danych kontrahentów, bo faktura odrzucona z powodu numeru identyfikacyjnego wraca do wystawcy. Numeracji, żeby zachować ciągłość z dokumentami sprzed przełączenia. I trybu awaryjnego: co robi firma, kiedy system jest niedostępny.